Em nosso dia-a- dia normal procuramos focar no positivo, conquistando objetivos e metas, tendo qualidade de vida, buscando sermos melhores a cada dia, mas jamais imaginamos que grandes emergncias podem acontecer sim e rapidamente, e por isso nunca criamos Rotinas de Emergncias com protocolos importantes para o dia a dia e minimizar os danos, perdas ou o trabalho de recuperao depois de tudo.
Estamos acostumados a criar rotinas que tornem o dia mais confortvel, leve, eficiente e produtivo. Mas, quando as emergncias chegam tudo isso fica em segundo plano e precisamos pensar em como minimizar o grande impacto negativo na vida e na empresa que as emergncias causam.
Por isso, como especialista em rotinas trago neste post blog um sistema de organizao com 2 propsitos:
1 Usabilidade - Para ajudar a criar uma organizao que facilite dias comuns te tornando mais eficiente e produtivo.
2 Preventiva - Te tornando proativo e preparado a possveis emergncias e no reativo minimizando os problemas futuros.
Vou comear revelando o grande segredo da organizao que centralizao. E esse segredo revelado e nitidamente percebido quando aplicamos a tcnica 5S do Toyotismo criada por Kaoro Ishikawa nos anos 50.
E a partir desse conceito de organizao vou te passar o passo a passo que vai facilitar sua Rotina do Sucesso diria e te deixar preparado para Rotinas de Emergncias.
1. Documentos
Para seu dia a dia: Primeiro passo digitalize e guarde todos os documentos importantes na nuvem, ou seja, no Google Drive, One Drive, Mega Drive.
Ter os documentos mais importantes digitalizados e organizados por pasta podendo ser acessado de qualquer aparelho, vai te tornar mais produtivo e eficiente no dia a dia e quando tiver uma emergncia no vai precisar se preocupar mais do que pegar seu celular.
Mas, existem aqueles documentos originais e at antigos com carimbos de cartrios ou fruns que so necessrios em formato impresso. Ento, para estes organize e guarde seus documentos todos no mesmo lugar em uma pastinha simples, mas com plsticos e divisrias que permita uma manipulao facilitada na sua rotina diria.
Ao criar suas pastinhas tanto na nuvem quanto fisicamente procure dar os mesmos nomes para facilitar a organizao, acesso e lgica para memorizao.
Se for pessoa fsica separe documentos como:
- CNH
- Certido de casamento
- Certido de nascimento
- Contrato de compra ou aluguel da casa
- Comprovantes de pagamento desses contratos
- Plantas do imvel
- Histricos escolares
- E todo documento que julgar importante.
Se for pessoa jurdica separe documentos como:
- Carto do CNPJ
- Contratos de clientes
- NFs de compras de tangveis
- Contrato de Seguros
- Documentos de veculos.
Organizar e centralizar tanto na nuvem quanto na pastinha te d mais:
- Autonomia no dia a dia.
- Elimina custos de ter que solicitar segunda via quando emergncias acontecerem e passarem. E tudo vai passar, acredite!
- Te torna uma pessoa proativa, preparada dentro do possvel para situaes especficas.
- E elimina parte das preocupaes quando a emergncia acontecer e poder dar ateno ao que realmente importa num momento como esse.
2. Setorizao
Nada mais que definir lugares especficos que facilitem sua rotina diria.
Por exemplo, no seu dia a dia guarde a pastinha de documentos sempre no mesmo lugar. Defina uma gaveta para cabos e carregadores a mo, um armrio para materiais de escritrio.
Assim como fazemos instintivamente em casa guardando os pratos todos juntos, os perecveis na geladeira e isso facilita tanto que chega a ser automtica essa setorizao.
Na empresa no diferente. Isso vai te ajudar a economizar at 40 minutos por dia por no precisar procurar itens que est precisando.
Mas na hora da emergncia: Como voc sabe onde tudo est guardado coloque dentro de uma mochila ou bolsa fcil de carregar s o necessrio como a pastinha de documentos que organizou, celular, carregador, uma garrafinha de gua, algum lanche que tenha pronto, agasalho.
Esses itens vo garantir que voc tenha comunicao e fique bem no primeiro momento at para poder ajudar outras pessoas.
3 - Ambiente
No seu dia a dia procure deixar o layout da empresa com as tomadas com acesso fcil e sinalizao de onde a caixa de luz ou disjuntor. Isso vai facilitar sua rotina para monitorar, instalar e at tornar a tomada mais til permitindo novas entradas para carregar aparelhos.
Mas, em caso de emergncia, depois que pegou o que precisava, em casa ou na empresa, desligue tudo da tomada. Pois, eletrnicos quando esto ligados na corrente eltrica ficam suscetveis a curtos, choques e at queimar.
E desligados no sero afetados por grandes ventos ou se molhados podero ser lavados e recuperados em vrias situaes e isso minimiza as perdas. E por ltimo, desligue o disjuntor e v embora para um lugar seguro.
4 - Pessoas
Leve pessoas com voc.
Em Mateus 22: 37 -38 diz: ?Amars o Senhor teu Deus de todo o teu corao, e de toda a tua alma, e de todo o teu pensamento. Este o primeiro e grande mandamento. E o segundo, semelhante a este, : Amars o teu prximo como a ti mesmo?.
Amar o prximo no pensar s em si e na sua organizao, mas ajudar as pessoas em meio a emergncias que talvez no tenham tido o mesmo tempo de se preparar que voc.
Mas, sempre lembrando que o maior ativo que temos a vida e se preparar e se organizar uma forma de voc viver bem hoje e saber o que fazer para ficar bem diante de situaes de emergncia preservando sua integridade fsica e podendo ajudar outras pessoas.
E fique sempre atento aos informativos locais e alertas meteorolgicos para no ser pego de surpresa.
A Mentoria Rotinas do Sucesso Empreendedor foi criada exatamente para te ajudar a se organizar para viver a vida que nasceu para ter hoje com aes voltadas para o futuro.
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